ПРОЦЕДУРА
за финансовото подпомагане участието на
членовете на целевата група в научни конференции в страната и чужбина
І. Одобряване на кандидата
І.1. Участникът от целевата група, желаещ да
получи финансовата подкрепа, подава доклад до координатора на дейността по
образец №1
І.2.
В срок[1]
от три дни координаторът на дейността уточнява параметрите на финансовата
подкрепа (научна област на участието, такса правоучастие и командировъчни) и
прави справка за наличния ресурс по бюджета.
І.3.
В срок от четири дни след датата на подаването на доклада, координаторът на
дейността запознава посредством електронна поща ръководителя на проекта с
параметрите на исканата финансова подкрепа и наличния ресурс. Материалите по
искането се разполагат в специална за дейността папка в дропбокса на проекта
І.4. При участие в
конференция провеждана в чужбина, координаторът на дейността анализира
необходимите командировъчни средства и определя възможностите за оказване на
финансова подкрепа в процентно отношение на необходимите пътни, дневни и
квартирни разходи съобразно залегналите в бюджета на проекта суми. Ако
възможностите за поемане на разходите са по-малки от сто процента, ситуацията
се обсъжда с кандидата, като се прави предложение той да поеме разликата между
актуалната сума и сумата заложена в бюджета. При съгласие на кандидата
процедурата продължава, като съгласието се потвърждава с писмена декларация,
факсимиле от която се прилага към електронното писмо към Ръководителя
І.5. В срок от два дена от
дейността по т. І.3 ръководителят на проекта връща на координатора на дейността
мнение с еднозначно заключение относно целесъобразността на искането.
І.6.
При одобрение на искането, в срок от два дни след дейността по т.І.4
координаторът на дейността започва процедура по заплащане на таксата за
правоучастие и уведомява кандидата за одобряването на искането.
І.7. При отказ по т.І.4 координаторът
на дейността уведомява кандидата в срок от три дни.
ІІ. Заплащане на такса
правоучастие
ІІ.1.
След одобряване на предложението, кандидатът за финансова подкрепа подава
доклад до координатора на дейността по образец №2 с точната стойност на таксата
за участие и точна информация, позволяваща плащането да бъде извършено по
банков път
ІІ.2.
В срок от три дни координаторът на дейността подава доклад до ръководителя на
проекта с предложение за поемане на финансово задължение в рамките на
одобрената финансова подкрепа.
ІІ.3.
В срок от три дни след дейността по т. ІІ.2 ръководителят на проекта подава към
счетоводителя финансово задължение за стойността на таксата и доклада на
кандидата с точна информация, позволяваща плащането да бъде извършено по банков
път
ІІ.4. Ако докладът на
кандидата не бъде одобрен от организаторите на конференцията, кандидатът уведомява
за това координатора на дейността в срок от 3 дни след получаване на
съобщението.
ІІІ. Командировка в страната
ІІІ.1. Най-рано три
седмици и най-късно две седмици преди датата на събитието кандидатът подава
доклад до координатора на дейността с информация за:
1. мястото на
командироването;
2. задачата, за която
лицето се командирова;
3. времетраенето на
командировката;
4. начинът на пътуването
ІІІ.2.
В срок от два дни координаторът на дейността прави справка за наличния ресурс
по бюджета и насочва доклада към Ръководителя на проекта със заключение за
целесъобразността на командировката.
ІІІ.3.
При одобрение на командировката в срок от два дни Ръководителят на проекта
подава доклад до Ректора на ХТМУ за командироване на кандидата, съдържащ
атрибутите по чл.9 от НАРЕДБА ЗА КОМАНДИРОВКИТЕ В СТРАНАТА.
ІІІ.4.
Координаторът на дейността следи за придвижването на доклада до връчване на
командировъчния лист на кандидата
ІІІ.5.
При особени обстоятелства в процедурата може да бъдат включени и разпоредбите
на чл.8 ал 2 и чл.9, ал2 от НАРЕДБА ЗА КОМАНДИРОВКИТЕ В СТРАНАТА
ІІІ.6.
При липса на средства или установяване на нецелесъобразност на командировката,
координаторът на дейността уведомява кандидата в двудневен срок след
приключване на дейностите по т.ІІІ.2.
ІІІ.7.
Координаторът на дейността следи за изпълнението на дейностите за отчетност и
контрол, за своевременното предаване на командировъчния лист с отчета за
извършената работа и съдейства на кандидата при изплащането на командировъчните
пари
ІV. Командировка в чужбина
ІV.1. След излизане на
окончателната програма на конференцията с фиксирани дати на докладите, но не
по-късно от две седмици преди датата на събитието, кандидатът подава доклад до
координатора на дейността с информация за:
1. начална дата и продължителността
на командировката в календарни дни;
2. държава и населено
място,
в което кандидатът желае да бъде командирован;
3. задачата, за която
лицето се командирова;
4. начинът на пътуването
и маршрут
5.
наличните здравни осигуровки на кандидата (Европейска здравноосигурителна карта
или др.)
ІV.2. В срок от два дни
координаторът на дейността прави справка за наличния ресурс по бюджета и
актуализира възможностите за оказване на финансова подкрепа в процентно
отношение на необходимите пътни, дневни и квартирни разходи. С тази информация
докладът се насочва към Ръководителя на проекта със
заключение за целесъобразността на командировката
ІV.3. При одобрение на
командировката, в срок от два дни Ръководителят на проекта подава доклад до
Ректора на ХТМУ за командироване на кандидата, съдържащ атрибутите по чл.5 ал.2
от НАРЕДБА ЗА СЛУЖЕБНИТЕ КОМАНДИРОВКИ И СПЕЦИАЛИЗАЦИИ В ЧУЖБИНА.
ІV.4. Координаторът на
дейността следи движението на документите до издаване на писмена заповед за
командироването.
ІV.5. При особени
обстоятелства в процедурата може да бъдат включени и разпоредбите на чл.5 ал 5
от НАРЕДБА ЗА СЛУЖЕБНИТЕ КОМАНДИРОВКИ И СПЕЦИАЛИЗАЦИИ В ЧУЖБИНА
ІV.6. При липса на
средства или установяване на нецелесъобразност на командировката, координаторът
на дейността уведомява кандидата в двудневен срок след приключване на
дейностите по т.ІV.2.
ІV.7. След издаване на
заповед за командировка, координаторът на дейността съдейства
на кандидата при закупуване на билет за пътуването и уреждане на настаняването.
ІV.8. Не се разрешава комбиниране
на маршрута на командировката с посещения за лични цели на командирования.
ІV.9. В срок от три дни
след завръщане, командированият подава информацията по чл.37 от Наредбата,
необходима за изготвяне на сметка за утвърждаване на разходите.
- транспортни документи (оригинал на билет или копие от електронен билет)
- документ от хотел за отчитане на квартирни пари
- документ (фактура) от организаторите на конференцията за отчитане на
таксата за правоучастие
Координаторът на дейността следи за движението
на документите до изплащане на сумите.
ІV.10. В 10-дневен срок
от завръщането си командированият представя на Ръководителя на проекта доклад
за участието си в конференцията, като прилага информация: абстракт, постер и
снимков материал във формат, подходящ за публикуване в интернет сайта на
проекта.
ІV.11. Командированият се
задължава да представи доклада или постера от конференцията на следващия по
дата семинар на Центъра.
[1] Сроковете в процедурата са пожелателни и имат отношение към фиксиране на обща
рамка за изпълнение